der Abteilungsleitung der Tennisabteilung im ESV Olympia Köln
Diese Geschäftsordnung regelt die Arbeit der Abteilungsleitung der Tennisabteilung des ESV Olympia Köln e.V.
I. Die Abteilungsleitung und ihre Aufgaben
(1) Gemäß Ziff. VII (2) der Abteilungsordnung besteht die Abteilungsleitung aus:
a) dem Abteilungsleiter
b) dem ersten Stellvertreter
c) dem zweiten Stellvertreter
d) dem Schriftführer
e) dem Abteilungskassenwart
f) dem Sportwart
g) dem Jugendwart
(2) Aufgaben und Verantwortung der Abteilungsleitung ergeben sich aus der Satzung des ESV Olympia, der Abteilungsordnung der Tennisabteilung und dieser Geschäftsordnung. Das Aufgabengebiet und der Geschäftsbereich der einzelnen Mitglieder der Abteilungsleitung ergeben sich aus dem Geschäftsverteilungsplan (unter II.).
(3) Die Mitglieder der Abteilungsleitung tragen für die Geschäftsführung gemeinschaftlich die Verantwortung. Sie haben sich daher über die Vorgänge ihres Geschäftsbereichs gegenseitig zu unterrichten und wichtige Angelegenheiten in regelmäßig stattfindenden Sitzungen der Abteilungsleitung gemeinsam zu behandeln.
(4) Sitzungen der Abteilungsleitung werden vom Abteilungsleiter oder, wenn mindestens zwei Mitglieder der Abteilungsleitung es beantragen, einberufen. Sie sollen in der Regel einmal im Monat oder, wenn es die Geschäftslage erfordert, abgehalten werden. Die Abteilungsleitung ist beschlussfähig, wenn der Abteilungsleiter oder sein Stellvertreter und mindestens drei weitere Mitglieder der Abteilungsleitung anwesend sind. Die Mitglieder der Abteilungsleitung haben bei Abstimmungen das gleiche Stimmrecht. Die Beschlüsse der Abteilungsleitung werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Abteilungsleiters oder, bei dessen Abwesenheit, die seines Stellvertreters. Beschlüsse, die finanzielle oder sonstige wichtige Angelegenheiten betreffen, sollen schriftlich abgefasst und vorn Schriftführer in Verwahrung genommen werden.
(5) Beschlüsse der Abteilungsleitung können nur innerhalb der Sachgebiete der anwesenden Mitglieder der Abteilungsleitung gefasst werden, es sei denn, es liegt ein Eilfall oder eine Gefährdung oder die vorherige Zustimmung des abwesenden Mitgliedes der Abteilungsleitung vor.
II. Zuständigkeiten der einzelnen Mitglieder der Abteilungsleitung
(1) Der Abteilungsleiter Der Abteilungsleiter vertritt die Abteilung gegenüber dem Gesamtverein und dessen Vorstand, gegenüber anderen Abteilungen des ESV Olympia und gegenüber Dritten; er führt die entsprechenden Verhandlungen und den diesbezüglichen Schriftverkehr und nimmt an den Sitzungen des erweiterten Vereinsvorstandes teil. Es ist weiter - zusammen mit dem ersten Stellvertreter und dem Sportwart - zuständig für die Regelung und Überwachung der Einhaltung der allgemeinen Spielordnung und der Hausordung. Er beruft die Mitgliederversammlungen und die Sitzungen der Abteilungsleitung ein und leitet sie. Außerdem koordiniert er die Tätigkeiten der einzelnen Mitglieder der Abteilungsleitung. Im Einvernehmen mit dem ersten Stellvertreter und dem Sportwart entscheidet er über Eröffnung und Beendigung des Freiluft-Spielbetriebes. Zusammen mit dem zweiten Stellvertreter ist er zuständig für die geselligen Veranstaltungen der Abteilung. Im Verhinderungsfall vertritt er den zweiten Stellvertreter.
(2) Der erste Stellvertreter Der erste Stellvertreter vertritt den Abteilungsleiter bei dessen Verhinderung. Er verwaltet die gesamte Anlage mit allen Einrichtungen und Geräten. Er sorgt für die Instandhaltung und den rechtzeitigen Ersatz sowie die sorgfältige Behandlung und Pflege des Mobiliars und der Spielplätze. Er besorgt die rechtzeitige und sachgerechte Überholung der Plätze zu Saisonbeginn und während der laufenden Saison im Rahmen der ihm durch den Haushaltsplan zugewiesenen Mittel. Er sorgt für die Bespielbarkeit der Plätze und entscheidet hierüber ggfs. zusammen mit dem Abteilungsleiter oder dem Sportwart.
(3) Der zweite Stellvertreter Der zweite Stellvertreter vertritt im Verhinderungsfall den ersten Stellvertreter und ggfs. den Abteilungsleiter. In seiner Ressortfunktion ist er zuständig und verantwortlich für alle Belange der Öffentlichkeitsarbeit der Abteilung. Er ist zuständig für Redaktion und Druck der Tennisinfos sowie zusammen mit dem Schriftführer für die Aktualisierung des Mitgliederverzeichnisses. Er ist ferner für die Belange des Breitensports zuständig, kontrolliert den allgemeinen Spielbetrieb und richtet interne Sportveranstaltungen aus. Er plant und organisiert zusammen mit dem Abteilungsleiter die geselligen Veranstaltungen der Abteilung.
(4) Der Schriftführer Der Schriftführer führt und erstellt die Protokolle der Mitgliederversammlung und der Sitzungen der Abteilungsleitung. Die Protokolle werden von ihm und dem Abteilungsleiter unterschrieben und vom Schriftführer aufbewahrt. Er führt darüber hinaus die Mitgliederliste und die Warteliste der Neuanmeldungen. Die Mitgliederliste soll in angemessenen Zeitabständen in Zusammenarbeit mit dem zweiten Stellvertreter aktualisiert und den Mitgliedern der Abteilung bekannt gegeben werden. Er erledigt den gesamten Schriftverkehr der Abteilungsleitung und sorgt für die Erstellung und Versendung von Rundschreiben, Einladungen, Bekanntmachungen und dergleichen. Er vertritt im Verhinderungsfall den Abteilungskassenwart.
(5) Der Abteilungskassenwart Der Abteilungskassenwart verwaltet die Gelder der Abteilung. Er führt die entsprechenden Kassenbücher, das Abteilungskonto und die Abteilungskasse (in Abstimmung mit dem Kassenwart des Vereins). Er veranlasst die erforderlichen Zahlungen und verbucht sie. Er überwacht und verbucht die Beitragszahlungen der Mitglieder der Abteilung. Er ist zuständig für die Mahnung säumiger Beitragszahler und die Einnahmen aus sportlichen und geselligen Veranstaltungen. In Zusammenarbeit mit den übrigen Mitgliedern der Abteilungsleitung erstellt er zu Beginn des Geschäftsjahres den Entwurf des Haushaltsplanes, der von der Abteilungsversammlung zu genehmigen ist. Er überwacht die Einhaltung des genehmigten Haushaltsplanes und beantragt ggfs. dessen Nachtrag. Er unterrichtet die Abteilungsleitung regelmäßig über den Bestand der Abteilungskasse und eventuelle Außenstände. Er vertritt im Verhinderungsfall den Schriftführer.
(6) Der Sportwart Der Sportwart ist zuständig für den Turnierspielbetrieb der Abteilung, die Ranglisten sowie Freundschafts- und abteilungsinterne Turniere und Meisterschaften. Er legt der Abteilungsleitung vor Eröffnung der Turniersaison eine Übersicht über die Abwicklung des Spielbetriebes, der Mannschaftstrainings- und der Trainerzeiten, sowie über die Teilnahme an Verbands- und Freundschaftsspielen, internen Turnieren und Abteilungsmeisterschaften vor. Er legt den Belegungsplan für die regelmäßig wiederkehrenden Reservierungen und Turniere fest. Er ist zuständig für die Aufstellung der Turniermannschaften und den Wettspielbetrieb. Er überwacht die Ranglistenspiele; hierbei kann er sich durch einen Ranglistenobmann vertreten lassen. Er setzt die Termine für Freundschaftsspiele, die abteilungsinternen Turniere und die Abteilungsmeisterschaften fest. Er lost die Spiele der Abteilungsmeisterschaften aus und leitet sie. Er vertritt im Verhinderungsfall den Jugendwart.
(7) Der Jugendwart Der Jugendwert ist zuständig für die Jugendarbeit in der Tennisabteilung, das Training der Jugendlichen und die Jugendturniermannschaften. Er setzt zusammen mit Trainer und Sportwart Trainingszeiten und Auswahl der zu trainierenden Jugendlichen fest. Er stellt die Jugendmannschaften auf und betreut sie während der Wettkämpfe. Er überwacht zusammen mit dem Ranglistenobmann die Jugendranglisten. Er vertritt im Verhinderungsfall den Sportwart.
(8) Jedes Mitglied der Abteilungsleitung ist berechtigt und verpflichtet, für die Durchsetzung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung und der Abteilungsleitung einzutreten.
III. Einladungen der Mitglieder zur jährlichen JHV der Tennisabteilung erfolgen per hi nterlegter E-Mail Adresse, Aushang im Info-Kasten sowie Bekanntgabe auf der Internet Seite des Vereins. (ergänzt 2018)
IV. Aufgaben des /der Kassenprüfer/in: Der Kassenprüfer/in hat das Recht die komplette Buchführung der Abteilung einzusehen. Kontoauszüge sowie alle Belege/Quittungen sind ihm/ihr zur Einsicht bereitzustellen. Der/die Kassenprüfer/in können alle Auszüge/Belege/Quittungen einzeln oder Stichprobenmäßig kontrollieren. Protokolle der Sitzungen der Abteilungsleitung sowie deren Beschlüsse können eingesehen werden. Bei fehlerhaften Belegen/Quittungen hat der/die Kassenprüfer/in die Pflicht nach besten Wissen und Gewissen diese mit dem Kassierer/in zu Korrigieren (mit korrigieren ist gemeint, dass der/die Kassenprüfer*in den/die Kassier*in auffordert, ungültige Rechnungen neu anzufordern, damit diese den gesetzlichen Vorschriften entsprechen). Ansonsten hat der Kassenprüfer die Pflicht steuerlichen Schaden von der Abteilung/Verein fern zu halten. Abschließend erstellt der/die Kassenprüfer/in einen Bericht zur Vorlage bei der Mitgliederversammlung und empfiehlt die Entlastung der Abteilungsleitung oder nicht.
Gültigikeit der Abteilungsordnung
Die Abteilungsordnung, einzusehen auf der Homepage der Tennis-Abteilung, ist die allein gültige und verbindliche Abteilungsordnung der Tennis-Abteilung des ESV Olympia.
Die Abteilungsordnung setzt sich aus folgenden Teilen zusammen: 1. Geschäftsordnung 2. Beitragsordnung 3. Allgemeine Spielordnung 4. Platzbelegungsordnung 5. Hausordnung
Änderungen der Abteilungsordnung
Änderungen der Abteilungsordnung können nur mit einer Mehrheit von 2/3 der
anwesenden Mitglieder beschlossen werden.
Veröffentlichung von Änderungen
Bewilligte Änderungen, welche die Abteilungordnung betreffen, sind spätestens zwei Wochen nach der Mitgliederversammlung auf der Homepage der Tennisabteilung im entsprechenden Teilbereich der Abteilungsordnung einzutragen und hiermit zu veröffentlichen.
Die Abteilungsleitung